Eens je het voorontwerp hebt goedgekeurd, is het tijd voor een volgende fase. De architect stelt nu de dossiers voor de omgevingsvergunningsaanvraag op alsook de aanbestedingsdocumenten, indien deze voorzien zijn in de opdracht.
In het administratieve dossier voor de omgevingsvergunningsaanvraag houdt de architect rekening met de diverse reglementeringen en normen, zoals stedenbouwkundige bepalingen, milieunormen, verordeningen inzake hemelwaterafvoer, brandpreventie, en dergelijke meer.
Indien overeengekomen maakt de architect een aanbestedingsdossier op. Het aanbestedingsdossier bestaat uit de uitvoeringsplannen, het bestek en de meetstaat en indien nodig detailtekeningen. De detailtekeningen vullen de uitvoeringsplannen aan. Zij lichten constructie-elementen toe of bieden andere verduidelijkingen voor de uitvoering. De meetstaat geeft de hoeveelheden van de verschillende materialen aan en maakt het de aannemers mogelijk nauwkeurige en vergelijkbare offertes op te stellen. Het bestek beschrijft de aannemingsvoorwaarden, de materialen, de technische voorschriften, informatie over de bouwplaats en dergelijke meer. Over het algemeen bestaat het uit twee delen. In het algemene bestek vinden we de algemene voorwaarden voor de uitvoering van de werken terug, die gelden voor alle aannemers. Het bijzondere bestek specificeert de bijzondere voorwaarden per onderdeel van de bouw.
Prijsoffertes meestal gratis
Met het aanbestedingsdossier kunnen prijzen opgevraagd worden bij aannemers. Dit betekent niet dat er geen wijzigingen meer mogelijk zijn. Ingeval van meer- of minwerken kunnen de opgegeven prijzen verrekend worden aan de gewijzigde hoeveelheden. Zo kan bijvoorbeeld de definitieve studie van de stabiliteitsingenieur nog voor gewijzigde hoeveelheden zorgen t.o.v. het aanbestedingsdossier.
Prijsoffertes zijn meestal gratis aan te vragen. Uit respect voor de aannemers, het vergt wel een inspanning om een offerte op te maken, wordt het aantal meestal beperkt tot een drietal aanvragen per aanneming.
Geef de aannemers voldoende tijd om hun prijs te berekenen. Eén maand is een redelijke termijn. Je kan prijs vragen ofwel aan een hoofdaannemer die dan voor de uitvoering onderaannemers inschakelt, ofwel aan diverse nevenaannemers met wie jij dan rechtstreeks een aannemingscontract sluit. Het voordeel van een opsplitsing in loten (nevenaanneming) is dat je scherpere prijzen kan onderhandelen en meer controle hebt op de aannemers. Het nadeel is dat jij zelf moet instaan voor de coördinatie van die nevenaannemers. Je kan die taak, die je zeker niet mag onderschatten, toevertrouwen aan de architect, maar daar moet je dan een vergoeding voor betalen.
Aannemingsprijs: vast, volgens eenheidsprijzen of in regie?
De aannemingsprijs kan verschillende vormen aannemen en omvat meestal een mogelijkheid tot prijsherziening tijdens de uitvoering. De offerte kan gebaseerd zijn op eenheidsprijzen voor werkuren en materialen, met een raming van de vermoedelijke hoeveelheden. Naargelang de werken vorderen, krijg je afrekeningen. De eindprijs kan verschillen van de raming. Eventueel kan je in de overeenkomst een maximumprijs laten opnemen, of een richtprijs die de aannemer niet mag overschrijden voordat hij met jou overleg heeft gepleegd. Het is aan te raden te vragen aan de aannemer meerprijzen steeds voor te leggen alvorens hij niet voorziene werken uitgevoerd.
De aannemer kan ook een betrekkelijke (relatieve) vaste aannemingsprijs geven, met de mogelijkheid om bepaalde, duidelijk omschreven onderdelen van de opdracht of eventuele meerwerken te verrekenen op basis van eenheidsprijzen. Meerwerken zijn mogelijk wanneer jij nog wijzigingen wil tijdens de uitvoering, of wanneer er extra werk nodig is door onvoorziene omstandigheden.
Een aanneming tegen een volstrekt vaste prijs zien we vooral bij sleutelklare woningen. Je kunt op een vergelijkbare oplossing terugvallen bij Architecten-Bouwers. Als je werkt met een architect die bij deze organisatie is aangesloten, kan je desgewenst (en tegen betaling) een verzekering afsluiten die financieel tussenbeide komt als het bouwbudget en de uitvoeringstermijn worden overschreden.
Offertes vergelijken
Kijk de offertes, eventueel samen met de architect secuur na. De stelregel luidt: hoe vollediger en nauwkeuriger een prijsofferte is, hoe minder kans er is op discussies achteraf en hoe sterker je staat als er toch problemen rijzen. Als de architect het bestek goed heeft opgemaakt, is het vooral zaak om na te gaan of de aannemer alles in zijn offerte heeft opgenomen en gedetailleerde prijzen voor de verschillende posten geeft. Als de aannemer varianten voor de uitvoering of de materialen voorstelt, zijn een gedetailleerde beschrijving van de uitvoering en eventueel technische documentatie over de materialen vereist. Handig is ook een indicatie van de bestel- en uitvoeringstermijnen.
De offertes zijn slechts gedurende een beperkte periode geldig. Je moet dus binnen die termijn een beslissing nemen. Wees voorzichtig met verrassend lage prijzen, want daar schuilt al snel een addertje onder het gras. Tracht, eventueel samen met de architect ook de vakbekwaamheid van de aannemer, zijn referenties en de financiële toestand van zijn bedrijf mee in kaart te brengen bij jouw uiteindelijke keuze.
Een aanneming in regie, waar je per gepresteerd uur betaalt, is alleen gebruikelijk voor kleinere en duidelijke omschreven werken of werken die zeer moeilijk in te schatten vallen.
Het aannemingscontract
Als je de aannemers hebt gekozen, stel je met hen een contract op. Als je op dat ogenblik nog geen omgevingsvergunning hebt en die vereist is voor de werken, moet je zeker een opschortende voorwaarde met betrekking tot die vergunning opnemen. Naast de gebruikelijke gegevens (namen, locatie van de werf …) leg je zoveel mogelijk zaken concreet vast in de overeenkomst: de aannemingsprijs (zie hoger), de formule op basis waarvan die prijs kan worden aangepast, de uitvoeringstermijn, de verwijlvergoeding, de wijze van betaling, de modaliteiten van de oplevering, de eventuele waarborg, clausules over de wijziging van de werkzaamheden et cetera.
Kijk tevens goed na of het verplichte verzekeringsattest van de aannemer inbegrepen is. Voor de betaling van een voorschot bestaan er geen wettelijke spelregels, tenzij de wet-Breyne van toepassing is (bv. in geval van een sleutelklare woning, voor zover voldaan is aan bepaalde voorwaarden). Je kan dus vrij afspreken welk voorschot je betaalt. Uiteraard ligt dat het best niet te hoog. Algemene percentages geven is moeilijk, omdat er veel verschil is tussen de werkzaamheden onderling. Vergen ze bv. een omvangrijke bestelling van materialen of omvatten ze vooral werkuren? De architect kan je hierover advies geven.
28 APRIL 2016
Auteur: Colette Demil & Staf Bellens
