Hoe vermijd je dat problemen tijdens je bouw ontsporen?

1. Werk samen met goede bouwpartners

Ga bij de keuze van een architect niet uitsluitend af op het ereloon en laat je niemand opdringen. Kies een architect in wie je vertrouwen hebt. Ook bij aannemers zijn kennis, ervaring, expertise en (financiële) betrouwbaarheid belangrijker dan louter de aannemingsprijs. Peil indien mogelijk naar de ervaringen van bouwheren die vroeger hebben samengewerkt met de architect of aannemer in kwestie.

2. Maak goede afspraken

Mondelinge of halfslachtige afspraken leiden gemakkelijk tot uiteenlopende interpretaties, zeker als ze geldelijke consequenties hebben. Maak duidelijke en volledige afspraken met je bouwpartners en zet die op papier. Tijdens de uitvoeringsfase kan je extra afspraken in de werfverslagen laten opnemen. Zorg dat je ook dan een antwoord krijgt op al je vragen. Welke invloed hebben bv. bepaalde wijzigingen of meerwerken op de uitvoeringstermijn en de kostprijs?

3. Koester (euro)realistische ambities

Waak erover dat je bouwbudget in evenwicht is met het gewenste aantal vierkante en kubieke meters. Meestal wordt voor heel wat posten (bv. deuren, tegels, kraanwerk) een voorlopig budget opgenomen en moet je dat later concreet invullen. Dat budget moet realistisch zijn om te vermijden dat je achteraf telkens duurdere keuzes maakt, want vele kleine budgetoverschrijdingen kunnen uitmonden in een serieuze financiële kater. Bouw een financiële buffer (bv. 15%) in voor onverwachte meerkosten, want als het schoentje financieel begint te knijpen, laten discussies zelden op zich wachten.

4. Vermijd improvisatie

Talm niet als je bouwpartners bepaalde keuzes van jou verwachten, maar neem wel doordachte beslissingen. Als je niet tijdig de knoop doorhakt, kan de timing van de uitvoering in het gedrang komen. Als je achteraf op keuzes terugkomt en nog wijzigingen wil aanbrengen, zal dat hoogstwaarschijnlijk leiden tot een gepeperde factuur en een verlenging van de uitvoeringstermijn. Ook meerwerken zijn meestal een pak duurder dan wanneer je dezelfde werken al in de offertefase opneemt.

5. Betaal voor wat je krijgt

Betaal voor wat er effectief is geleverd of uitgevoerd, en zeker niet meer. Eventueel kan je in het contract met de aannemer opnemen dat je op elke factuur 10% inhoudt. De helft van die inhoudingen geef je dan vrij na de voorlopige oplevering, de andere helft na de definitieve oplevering. Ook onder de tafel betalen valt stevig af te raden. Omdat je dan geen schriftelijke bewijzen hebt, sta je al snel machteloos, bv. als de uitvoering te wensen overlaat en aanleiding geeft tot allerlei problemen.

6. Besteed aandacht aan de oplevering

De voorlopige en definitieve oplevering zijn belangrijke momenten. Als je dan je fiat geeft voor de kwaliteit van de uitgevoerde werken, wordt het moeilijk om achteraf nog op je goedkeuring terug te komen. Vermijd zeker een zogenaamde stilzwijgende oplevering door zonder echte oplevering en zonder verdere opmerkingen of voorbehoud de woning in gebruik te nemen. Laat in het proces-verbaal van oplevering opnemen wat de aannemer nog in orde moet brengen en kijk erop toe dat hij of zij dat pv ondertekent.

7. Laat problemen niet aanmodderen

Ga er nooit van uit dat iets wel vanzelf in orde zal komen maar neem het heft in eigen handen. Als je niet akkoord gaat met sommige zaken, laat je dat het best opnemen in een werfverslag of stuur je de betrokken aannemer of architect een mail of brief. Als je ziet dat de uitvoeringstermijn in het gedrang komt, moet je de aannemer daar opmerkzaam op maken. Als de aannemer je opmerkingen negeert, kan je hem of haar een ingebrekestelling sturen. In een ingebrekestelling zeg je wat je precies van de aannemer verwacht op basis van vroeger gemaakte afspraken (bv. uitvoeringstermijn, lastenboek), en vermeld je dat je verdere stappen zal ondernemen indien hij of zij die afspraken niet naleeft. Een ingebrekestelling gebeurt meestal via een aangetekende brief.

8. Verzamel tijdig schriftelijke bewijzen

Conflicten liggen steevast al een tijdje te sudderen. Als je voelt dat de temperatuur stilaan oploopt, verzamel je het best zoveel mogelijk schriftelijke bewijzen die jouw standpunt ondersteunen. We denken dan in de eerste plaats aan de werfverslagen. Als daar zaken in staan waarmee je het niet eens bent, kan je de verslaggever (meestal de architect) vragen om dat in het volgende verslag recht te zetten. Eventueel kan je fouten in dat verslag zelf corrigeren via een e-mail of desnoods een aangetekende brief. Foto’s, bij voorkeur met een datum, kunnen ook belangrijk zijn om bepaalde vaststellingen te documenteren. Andere mogelijkheden zijn een vaststelling door een deurwaarder of een minnelijke of gerechtelijke expertise.

9. Streef bij voorkeur naar een compromis

Stel je positief en coöperatief op. Roepen, tieren en dreigen met de rechtbank of met niet-betaling doen de temperatuur alleen maar hoger oplopen. Een snel compromis valt nog altijd te verkiezen boven een dure en tijdrovende rechtszaak. Tracht tot een minnelijke schikking te komen. Schakel eventueel een derde partij in om te bemiddelen of om een vrijblijvend advies te formuleren (bv. een advocaat of expert). Je kan ook een bindend advies vragen aan een derde partij (zie volgende tip).

10. Schakel indien mogelijk de Verzoeningscommissie Bouw in

De Verzoeningscommissie Bouw is opgericht om technische (maar geen juridische, administratieve of financiële!) geschillen tussen particuliere bouwheren enerzijds en aannemers of architecten anderzijds te regelen. Daarvoor hanteert de Commissie een procedure die snel en goedkoop is en gepaard gaat met weinig formaliteiten. Als eerste stap stelt zij een deskundige aan die de partijen tracht te verzoenen, rekening houdend met alle standpunten. Als dat niet lukt, brengt de deskundige een technisch advies uit dat – op uitzonderlijke gevallen na – bindend is voor de betrokkenen. De kosten worden evenredig verdeeld tussen alle betrokkenen. Slechts bij uitzondering kan een van de partijen vragen om van dit principe af te wijken, bv. als blijkt dat hij of zij compleet ten onrechte in de zaak is betrokken.

De tussenkomst van de Commissie is alleen mogelijk als alle betrokken partijen daarmee akkoord gaan. Eventueel kan je dat akkoord al op voorhand vastleggen door in de contracten met de architect en de hoofdaannemer of nevenaannemers een standaardclausule op te nemen. Alle verdere informatie over de procedure en tarieven en de standaardclausule vind je op www.bouwverzoening.be.